Formular, gestionar y ejecutar proyectos correctamente en la industria es uno de los factores clave para el éxito de una actividad empresarial. Lamentablemente, un pequeño error en la planificación puede tener implicaciones negativas en el desarrollo del proyecto, aumentando las probabilidades de fracaso.
Hay errores que son bastante comunes y que si se analizan con anticipación pueden evitarse, de tal manera que el proyecto se desarrolle con total normalidad.
Principales errores en la formulación de proyectos
Falta de planificación
Muchas veces no se define con claridad el objetivo final del proyecto y lo que realmente se espera de él, lo cual es un factor de gran importancia.
Planificar de forma detallada las tareas a ejecutar, los recursos a utilizar y los plazos en los que se llevará a cabo un proyecto es esencial antes de comenzar cualquier operación. Actuar sobre la marcha puede conllevar a riesgos y salir más caro de lo que se esperaba, a pesar de que resulte sencillo.
Otro factor de la planificación en donde pueden existir errores es en la declaración del alcance del proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos el alcance parece aumentar continuamente, mientras que el precio permanece estático. Esto es debido a que se malinterpretan los probables resultados reales, haciendo que el enfoque del proyecto cambie a lo largo del desarrollo del mismo. Una buena planificación puede evitar estos errores.
Liderazgo inadecuado
De acuerdo a tipo de proyecto que se va a ejecutar, la experiencia de las personas encargadas es fundamental. Hacerse cargo de un proyecto no es una tarea fácil y con frecuencia requiere de habilidades o conocimientos especiales, así como la capacidad para resolver problemas y seguir adelante.
Se debe asignar al gerente correcto, a los técnicos y personal adecuados que mejor coincidan con los requisitos del proyecto, asegurando que las actividades se ejecutarán con la mejor precisión posible, especialmente si es un proyecto industrial o minero. Es un error pensar que cualquier persona puede liderar y dirigir la ejecución de tareas ya planificadas.
Errores en el presupuesto y la planificación de recursos
Otro error que se presenta en la formulación de proyectos es hacer un presupuesto poco detallado y asignar los recursos incorrectamente, ocasionando que el desarrollo del proyecto quede a medias e incluso, que los recursos excedan a lo que se requiere y se pierda dinero.
El presupuesto debe realizarse acorde con cada una de las actividades que se llevarán a cabo.
Fallas en la comunicación
Formular un proyecto sin comunicación eficiente entre las partes interesadas, puede traer problemas en el proceso. La comunicación entre gerentes de proyecto, equipos de trabajo y clientes es esencial para tener una visión clara de lo que se va a hacer y resolver cualquier problema que surja.
Se puede crear una comunicación abierta y estrategias simples desde el comienzo, logrando tener un control regular, hacer revisiones y mantenerse informados sobre las actualizaciones que se hagan.
Ignorar el análisis de riesgos
Con frecuencia se olvida llevar a cabo un análisis de los posibles problemas críticos que pueden presentarse durante el desarrollo del proyecto, el cual no está exento de inconvenientes.
Es importante mirar el fin desde el principio cuando formulamos un proyecto, sobre todo si es uno complejo y, además, tener un plan de contingencias es parte de las soluciones.
Gestionar proyectos es complejo en muchos casos, pero si se cuenta con la planificación y control adecuados, los inconvenientes serán mínimos y el proyecto se desarrollará con total éxito.
Cada vez que se finaliza un proyecto es de gran utilidad hacer una revisión de los errores que se han cometido, con el objetivo de analizar la manera de evitarlos la próxima vez. Sin duda será de ayuda para cualquier empresa.
En IKA Empresas reconocemos la importancia de una buena planificación y ejecución de proyectos. Estamos comprometidos con nuestros clientes en proyectos de gran envergadura en minería, industrias e infraestructura que satisfacen los más exigentes requerimientos, haciendo lo mejor que podemos para evitar errores.
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